Штатное расписание т 3 в формате excel. Штатное расписание. Что такое штатное расписание

Штатное расписание относится к важным нормативным актам локального значения, раскрывающем информацию о составе, численности сотрудников рабочих специальностей и ИТР на предприятии, окладах и итоговом ежемесячном фонде заработной платы.

Для его составления используется форма Т-3. Наряду с другими нормативными актами, документ утверждается приказом руководителя и может составляться экономистами, бухгалтерами или сотрудниками отдела кадров. Выбор исполнителя определяется размером организации, объемами производства и количеством работающего персонала.

Скачать образец заполнения штатного расписания форма Т-3 можно скачать по ссылке в конце статьи.

Заполненная форма штатного расписания позволяет упорядочить информацию о количестве структурных подразделений, штатных единицах, их окладах, соответствующих отраслевым соглашениям и занимаемой должности. Информация о всех специальностях ИТР и рабочих предоставлена в Классификаторе профессий.

Необходимость оформления бланка

Штатное расписание относится к необходимым документам, которые в обязательном порядке предоставляются в Пенсионный фонд и ФСС. Заполнение бланка формы Т-3 позволяет четко регламентировать структурную схему организации, компании, количество сотрудников, наименование должностей с указанием оплаты, а также общий фонд заработной платы.

Штатное расписание необходимо для:

• создания точных сведений о занятых должностях и вакансиях в каждом структурном подразделении;
• упрощения учета и проверок;
• повышения эффективности кадровой работы;
• упрощения бухгалтерской системы распределения денежных средств;
• оптимизации финансовых затрат и рабочих нагрузок на сотрудников.

К числу обязательных кадровых документов также относятся:

• график отпусков Т-7 — .

Образец заполнения штатного расписания форма Т-3

Заполнение формы штатного расписания начинается с указания наименования предприятия, организации, компании в строгом соответствии с учредительной документацией, периода его действия и дату приказа об утверждения нормативного акта. Затем по порядку заполняются все столбцы утвержденной формы:

• структурные подразделения с кодами, которые присваиваются для более четкой структурной иерархии и удобного использования в делопроизводстве;
• должности ИТР и рабочих с отметкой уровня их квалификационного уровня;
• количество сотрудников, определяемое экономическими потребностями предприятия, организации;
• размеры окладов;
• надбавки в виде дополнительных выплат за особый характер труда, увеличенный объем работы, определяемые законодательством и руководством;
• итоговый ежемесячный ФЗП;
• примечания с отметками вакантных должностей, не подлежащих сокращению.

Внесение изменений в штатное расписания предусматривает издание соответствующего приказа за подписью руководителя предприятия.

Коммерческая деятельность, вне зависимости от того, кто ею занимается (индивидуальный предприниматель, небольшая компания или крупное межотраслевое предприятие), неразрывно связана с оформлением множества документов: , личных дел, унифицированного штатного расписания по форме Т-3 и других. Большая часть из них является обязательной к заполнению; а некоторые бумаги, например , составляются по желанию руководителя организации или другого ответственного лица.

Унифицированное штатное расписание, оформленное по форме Т-3, относится к первой категории: в соответствии с буквой закона его должны вести и индивидуальные предприниматели, и юридические лица. Где можно бесплатно скачать бланки и образец заполнения формы Т-3 в форматах Excel и Word, а также как правильно оформить расписание - смотрите ниже.

Как составить и заполнить штатное расписание?

Хотя обычно унифицированное штатное расписание по форме Т-3 относят, как и личного дела, к обязательным для составления документам, с практической точки зрения это не совсем так. Из положений Трудового кодекса Российской Федерации (статьи 15 и 57) следует, что штатное расписание является одним из признаков возникновения трудовых отношений и, следовательно, непременно должно присутствовать в любой коммерческой структуре, в которой есть хотя бы один наёмный сотрудник.

Но на деле оформление унифицированной формы Т-3 вряд ли имеет смысл для организации или индивидуального предпринимателя, в подчинении у которых находятся один-два сотрудника. На этом основании опытные специалисты бухгалтерского отдела, в ведении которых обычно и находится оформление штатного расписания, рекомендуют обойтись без него, если численность персонала не превышает 5 человек.

Важно: формально унифицированное штатное расписание по форме Т-3 иметь необходимо, и со стороны индивидуального предпринимателя, тем более имеющего в подчинении большой штат, будет грубой ошибкой пренебрегать составлением такой бумаги. Это не менее серьёзная оплошность, чем не использовать наклейку « » при формировании журналов строгой отчётности и не подлежащих расформированию томов.

В соответствии с принятой практикой унифицированное штатное расписание по форме Т-3 составляется в конце предыдущего года (и заверяется в начале текущего) или, если речь идёт о новой организации, - с момента начала её деятельности. Разумеется, в последнем случае руководителю компании или индивидуальному предпринимателю нет смысла ждать, пока у него на руках окажутся все документы и свидетельства: приступить к оформлению расписания можно заранее, тем более если оно будет состоять из трёх-четырёх позиций.

Особый вопрос - срок действия унифицированного штатного расписания по форме Т-3. Формально он определяется решением руководителя организации. За минимальный срок обычно принимается один год; более длительные - три года, пять лет и так далее. Первый вариант - самый распространённый, особенно в компаниях с нестабильной численностью штата - например, активно расширяющихся.

Совет: иногда специалисты, занимающиеся составлением унифицированного расписания Т-3, советуют при изменении наименований должностей, ставок оплаты труда или числа штатных единиц не создавать новый документ, а вносить правки в старый. С точки зрения действующего законодательства корректировка документа (с обязательным заверением всех действий) вполне допустима. Но если изменения глобальны, а не затрагивают одну-две позиции, внесение корректив по сути сведётся к составлению нового документа - так и будет логичнее поступить.

Следующий вопрос - кем должно составляться унифицированное штатное расписание по форме Т-3. На законодательном уровне ответа на этот вопрос не даётся. Заняться оформлением документа может совершенно любой сотрудник, назначенный приказом руководителя организации, а если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, не желающем раздувать кадры, - и он сам.

Чаще всего оформлением документа занимаются:

• сотрудники бухгалтерского отдела;
• специалисты отдела кадров;
• юристы организации.

В последнее время всё больше распространена практика, когда штатное унифицированное расписание по форме Т-3 составляется любым назначенным приказом директора сотрудником. Эта работа, разумеется, должна быть оплачена как дополнительная в соответствии с действующими ставками.

Гораздо более интересный вопрос - необходимость использования для составления штатного расписания организации или индивидуального предпринимателя унифицированной формы Т-3. Обычно она в силу своей простоты и общей распространённости используется, однако в ряде случаев с практической точки зрения было бы разумнее применять собственную форму, разработанную в компании.

Согласно действующему законодательству, в обязательном порядке унифицированные формы документов должны использоваться при составлении документов первичной бухгалтерской отчётности. Форма Т-3 штатного расписания, утверждённая Постановлением Госкомстата №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года, относится, как следует из названия постановления, к документам первичной отчётности. С другой стороны, на основании одного штатного расписания материальные расчёты не производятся, а значит, оно не может быть включено в категорию документации первичной отчётности.

Следовательно, решение об использовании при составлении штатного расписания унифицированной формы Т-3 или собственного бланка может приниматься непосредственно руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Совет: если нет особой необходимости, рекомендуется формировать документ на основе стандартной формы Т-3. В противном случае у проверяющей стороны могут возникнуть вопросы по части делопроизводства, и ответственному лицу будет сложно объяснить, почему он использовал нетипичный бланк, не имея на то достаточных оснований. Кроме того, в отличие от множества других документов, включая , унифицированная форма штатного расписания Т-3 по-настоящему продумана и удобна, поэтому не имеет смысла её игнорировать.

Наконец, рассматривая вопрос с чисто прикладной стороны, можно отметить, что даже если использование нестандартной формы штатного расписания будет признано неправомерным (хотя на сегодня таких случаев не зафиксировано), наказание руководителю предприятия или индивидуальному предпринимателю не грозит; в худшем случае ему просто придётся отдать приказ привести документ в соответствие действующим нормам, и на этом инцидент будет исчерпан.

Алгоритм разработки штатного расписания по унифицированной форме Т-3 включает следующие этапы:

• Выбор ответственного лица и издание приказа о разработке документа . Руководитель организации может подписать отдельный приказ, согласно которому обязанность возлагается на конкретного сотрудника юридического, бухгалтерского, кадрового или любого другого отдела. Никаких ограничений по этому поводу не существует. В крупных организациях разработкой штатного расписания обычно занимаются экономисты по труду; если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, заняться оформлением штатного расписания по форме Т-3 может и он сам.
• Регистрация изданного, подписанного и заверенного приказа в журнале регистрации внутренних документов . Никакой сложности этот процесс не представляет и проводится в соответствии с принятым в организации порядком. Если в компании не предусмотрено отдельного журнала для внутренних документов, можно использовать и общий; кроме того, издание приказа должно быть непременно отражено в программе электронного учёта.
• Ознакомление с приказом всех ответственных сотрудников . В эту категорию входят только будущие составители штатного унифицированного расписания по форме Т-3 - или один составитель, если работа не представляет сложности.
• Проработка и отражение на бумаге структуры предприятия (фирмы, ООО) . Само собой разумеется, чем больше и разветвлённее юридическое лицо, тем сложнее будет работа и тем больше времени она займёт. При проработке структуры предприятия необходимо использовать актуальные локальные акты организации. Штатное расписание не предназначено для того, чтобы отражать историю компании, поэтому полагаться при его оформлении на устаревшие бумаги нет никакого смысла.
• Составление на основе полученной информации унифицированного штатного расписания по форме Т-3 . Готовый документ отправляется на согласование руководителям каждого относящегося к структуре отдела и после - директору. Каждая из сторон может до утверждения вносить правки и предложения, касающиеся функционирования подконтрольного ей отдела. По мере надобности коррективы могут вноситься и после этого события, однако тогда придётся предварительно утверждать каждую новую деталь, что доставит неудобства и разработчику, и самим руководителям.
• Издание приказа об утверждении штатного расписания . Документ, как обычно, составляется от лица директора или исполняющего его обязанности лица, заверяется его подписью и печатью (штампом организации). После этого он регистрируется в соответствующем журнале и программе электронного документооборота. С этого момента унифицированное штатное расписание по форме Т-3 считается вступившим в силу.

Порядок заполнения бланка документа:

1. В верхней мини-таблице указывается код организации по классификатору ОКПО (код формы по ОКУД менять не следует: он относится не к предприятию, а к самому бланку).
2. На отдельной строке, расположенной вровень с таблицей , - пишется полное официальное наименование предприятия. При желании и наличии свободного места здесь же можно привести и сокращённое; тогда весь заголовок будет выглядеть следующим образом: «Общество с ограниченной ответственностью «Западно-Сибирский Валежник-Ритейл» (ООО «ЗапСибВалежник»)». При необходимости сокращённое название может быть приведено не на той же строке, а на дополнительной, расположенной под основной.
3. Затем следует вписать порядковый номер документа (вместо сквозной нумерации, тем более если штатное расписание часто меняется, рекомендуется использовать отдельную - к примеру, с добавлением литеры в конце номера) и дату его подписания (не составления, как указано на бланке: этот процесс обычно занимает несколько дней, если не недель).
4. На отдельных полях в правой части документа необходимо указать общую численность штата, а также номер и дату подписания приказа о разработке расписания.
5. В последнем поле вне таблицы следует прописать продолжительность действия документа (1 год, 3 года, 5 лет, бессрочно) и дату его вступления в силу (например, с 1 января 2019 года).
6. В первой графе основной таблицы унифицированного штатного расписания по форме Т-3 нужно привести наименования структурных подразделений (филиалов, отделов, представительств, участков) организации. Их следует указывать в порядке убывания по старшинству:
   • руководящая часть компании;
   • отдел финансового планирования;
   • бухгалтерия;
   • отдел кадров;
   • экономический отдел;
   • юридический отдел;
   • архив (если есть);
   • производственные участки и цехи;
   • склады и другие обслуживающие подразделения.
7. Во второй графе таблицы унифицированного штатного расписания нужно указать коды для каждой структурной единицы. Они назначаются в произвольном порядке и должны отражать иерархию отдела. К примеру, департаменту может быть присвоен код «01», его отделам - «01.01», «01.02», а группам - «01.01.01», «01.01.02» и так далее. Если организация не отличается сложной структурой или вовсе не включает в свой состав ни одного отдела (это особенно характерно для индивидуальных предпринимателей и мелких ООО), в полях второй графы вполне можно проставить прочерки - нет смысла заводить классификацию для компании со штатом в три-четыре человека.
8. В третьей графе следует указать должность, разряд и квалификацию каждой штатной единицы. Речь идёт не о конкретных сотрудниках, а о ставках, не только уже занятых, но и свободных. Чем подробнее будут заполнены все поля, тем более чёткое представление в будущем можно будет составить о качественной и количественной составляющей предприятия.
9. Четвёртая графа предназначена для внесения сведений о количестве штатных единиц, то есть ставок. Каждый из параметров определяется руководителем компании; ставки могут быть и нецелыми: например, 1/4 (0,25) или 1/2 (0,5).
10. В пятой графе унифицированного штатного расписания по форме Т-3 следует привести значения для каждой штатной единицы - в соответствии с тарифной сеткой, если предприятие бюджетное, или финансовой политикой коммерческой организации. В этой графе указываются только оклады (без премий и других дополнительных выплат и надбавок). Суммы пишутся в местной валюте, то есть в рублях.
11. В графах с шестой по восьмую , носящих общее название «Надбавки и доплаты», приводятся соответствующие значения стимулирующих и компенсационных выплат - фиксированные (в рублях) или в виде процента от оклада.
12. Девятая графа унифицированного штатного расписания формы Т-3 предназначена для внесения суммарных расходов на соответствующие штатные единицы. Она вычисляется как сумма четырёх предыдущих граф (оклад, надбавки и доплаты), умноженная на число ставок (четвёртая графа).
13. В последнюю (десятую) графу по мере необходимости вносятся примечания и уточнения относительно каждой должности: изменения оклада, процентных или фиксированных доплат и компенсаций, корректировки названия должности и так далее.
14. Нижние поля штатного расписания должны содержать подписи главного бухгалтера предприятия и начальника отдела кадров. Если форма Т-3 заполняется индивидуальным предпринимателем, в штате у которого нет названных специалистов, ему следует, оставив одну строку, лично расписаться в ней. Печать или штамп организации в конце документа ставятся по желанию.

Важно: как уже упоминалось, ставки в унифицированном штатном расписании необязательно должны быть целыми - и даже необязательно кратными двум. Конечно, ставки со значениями 1/4, 1/2 и так далее значительно легче считать, однако случаи бывают разные; чтобы облегчить проведение математических операций, при оформлении документа рекомендуется использовать следующие округления:

• ставки меньше 0,13 в расчёт не берутся (принимаются равными нулю);
• в диапазоне 0,13…0,37 - считаются равными 1/4;
• в диапазоне 0,38…0,62 - 1/2;
• в диапазоне 0,63…0,86 - 3/4;
• в диапазоне 0,87…0,99 - полной ставке.

Бланк штатного расписания - унифицированная форма Т-3

Форма Т-3 штатное расписание - образец заполнения

Подводим итоги

Унифицированное штатное расписание по форме Т-3 может составляться любым ответственным лицом - от сотрудника бухгалтерского или экономического отдела до начальника предприятия. Оформлять документ рекомендуется в любом случае, даже если численность персонала не превышает двух-трёх человек. Также не стоит отходить от установленной формы, хотя последнее и не является грубым нарушением.

Перед разработкой расписания необходимо издать соответствующий приказ с подписью начальника, а потом изучить структуру предприятия. Далее заполняется таблица, в строках которой указываются все подразделения и должности. Заключительный этап - подписание готового документа главным бухгалтером и начальником отдела кадров или, если их нет, непосредственно руководителем организации.

Унифицированная форма Т 3 – унифицированная форма штатного расписания, то есть документа, который определяет кадровую структуру организации, в том числе иерархию и количество должностей, а также оплату по каждой позиции. Форму штатного расписания Т 3 скачать можно из этой статьи.

Читайте в статье:

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Форма штатного расписания Т-3 образец заполнения

Требований к штатному расписанию не так много. Во-первых, во избежание нарушений трудового законодательства, для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми задачами устанавливается одинаковая зарплата. Ведь оплата должна быть равной за равноценный труд. Во-вторых, если в рамках одной специальности существуют различные сложность и ответственность работы, объем прав и обязанностей, то в названиях должностей должны отразиться эти различия. Например, можно использовать слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

Составленную «штатку» подписывают главный бухгалтер и сотрудник службы кадров. Если фирма большая, и документ занимает несколько листов, то главный бухгалтер может расписаться в конце документа и на каждом его листе.

Утвердить новую «штатку» должен руководитель организации - приказом. Унифицированной формы приказа нет, фирма составляет его по своим правилам. Обязательное требование – в приказе должна быть дата, с которой действует штатное расписание. Дата может отличаться от дня, когда издали приказ, или совпадать.

Менять что-либо в штатном расписании следует только по мере изменения кадровой ситуации. Если она стабильная, пересматривать документ каждый год не нужно. Срок действия «штатки» не ограничен.

Структурным подразделениям фирм составлять собственное штатное расписание не нужно. В подразделения и филиалы направляют выписку из утвержденного штатного расписания или его копию.

Доводить содержимое «штатки» до сотрудников не обязательно, так как документ не регулирует трудовую деятельность. Кадровые сведения, которые касаются конкретного сотрудника, он узнает из своего трудового договора. Но обязанность знакомить персонал со штатным расписанием может быть установлена, например, коллективным договором

организации (форма Т-3 ) – это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии. В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности. Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?

Штатное расписание образец заполнения

Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.

Утверждается этот кадровый документ , составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.

Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с , то лучше составить новое штатное расписание.

Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.

Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.

Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).

Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.

После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★