Упд по форме торг 12. Когда УПД не заменит счет-фактуру? Пришла поставка и контрагент выставил универсальный передаточный документ, т.е. не по формам утвержденным в договоре. Если мы принимаем такой документ, могут ли возникнуть какие-либо негативные посл

Отличительным признаком УПД является то, что он объединяет в себе одновременно реквизиты счета-фактуры и первичных учетных документов

Организация (покупатель) заключила договор поставки, где предусмотрена доставка товара покупателю силами поставщика. Право собственности на товар переходит к покупателю при передаче товара и подписании товарной (товарно-транспортной) накладной, то есть после доставки поставщиком товара к организации (покупателю).

Какими документами подтверждаются расходы покупателя на доставку, если поставщик доставляет товар собственными силами (собственным транспортом) без привлечения стороннего перевозчика или экспедитора и перевыставляет собственные расходы на доставку покупателю? Обязательно ли наличие в данном случае товарно-транспортной накладной?

Возможно ли признать расходы в целях налогообложения прибыли и принятия к вычету НДС? В чем отличие счета-фактуры от универсального передаточного документа?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В рассматриваемой ситуации доставка продавцом товара покупателю осуществляется в рамках обязательств продавца по договору поставки, в том числе предусмотренных договором. Доставка товара продавцом является услугой, не являющейся перевозкой по смыслу главы 40 "Перевозка" ГК РФ и Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ).

По нашему мнению, транспортная накладная в рассматриваемом случае не является обязательным документом, поскольку договор перевозки не заключается ни между поставщиком и покупателем, ни поставщиком с третьими лицами.

Если форма документа для оформления доставки товара не предусмотрена договором, организация вправе признать расходы, оплаченные поставщику за доставку, в целях налогообложения, принять к учету и, соответственно (при наличии счета-фактуры), принять к вычету НДС по услугам по доставке товара на основании любого документа, предъявленного покупателю продавцом, если он содержит все обязательные реквизиты и утвержден соответствующим образом в учетной политике продавца.

Обоснование позиции:

Гражданско-правовые аспекты

Пунктом 1 ст. 510 ГК РФ установлено общее правило, согласно которому доставка товаров осуществляется самим поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки, и на определенных в договоре условиях. Здесь же отметим, что общими положениями о купле-продаже (применительно к рассматриваемой ситуации) установлено: если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара (п. 1 ст. 458 ГК РФ). И только в случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара, в частности перевозчику, для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное (п. 2 ст. 458 ГК РФ).

В письме от 31.07.2014 N 03-11-11/37735 Минфин России, опираясь на приведенные общие положения о купле-продаже (квалифицируя договор купли-продажи как поставку или розничную куплю-продажу для целей ЕНВД), отметил: если услуги по доставке товаров оказываются покупателям на основании отдельных договоров и оплата за оказанные услуги производится покупателями отдельно от оплаты товаров, такую деятельность, связанную с оказанием услуг по доставке товаров, следует рассматривать как самостоятельный вид предпринимательской деятельности. Аналогичная позиция высказывалась Минфином и ранее, например в письме от 07.03.2012 N 03-11-11/76.

В публикациях в СМИ встречается мнение, что в случае, когда оплата доставки предусмотрена в договоре поставки отдельной строкой и оплачивается покупателем отдельно от цены товара, имеет место смешанный договор, содержащий условия договора купли-продажи и перевозки (п. 3 ст. 421 ГК РФ).

Между тем напомним, как указано в п. 1 ст. 785 ГК РФ, по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату. Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза, в частности транспортной накладной (п. 2 ст. 785 ГК РФ).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, в соответствии с условиями договора поставщик исполняет собственные обязанности по доставке товара. Оплата доставки отдельной строкой не меняет квалификации договора поставки. Кроме того, покупатель в нашем случае не "вверяет" груз продавцу, и продавец фактически перевозит (доставляет) собственный товар, право собственности к покупателю на момент доставки (перевозки) еще не перешло. Продавец не несет ответственности за этот груз перед третьими лицами.

Из п. 2 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 157 следует, что если в соответствии с законом (договором) продавец принял на себя обязательство доставить товар покупателю, то такая доставка является способом исполнения обязательства продавца по передаче товара покупателю. Тем самым доставка товара неразрывно связана с основным обязательством продавца. Несмотря на то что рекомендации судам были даны Президиумом ВАС РФ в отношении применения главы положений главы 26.3 "ЕНВД" НК РФ и речь шла о договоре розничной купли-продажи, полагаем, что данный вывод можно распространить и на обязательства продавца по договору поставки. Аналогичные выводы сделаны в постановлении ФАС Центрального округа от 18.07.2006 по делу N А64-11624/05-13. В постановлении Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.11.2012 N 20АП-5326/12 также указано: то обстоятельство, что транспортные услуги продавца предусмотрено оплатить отдельно, не изменяет правовую конструкцию договора поставки. Суд не нашел оснований для квалификации доставки товара поставщиком договором перевозки, где покупатель выступал бы заказчиком.

Первичные документы

Прежде всего напомним, что с 1 января 2013 года (с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ) не являются обязательными к применению формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Согласно части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Такие разъяснения даны в том числе в информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ПЗ - 10/2012)" (далее - Информация Минфина России).

Между тем не исключено право экономических субъектов на применение форм первичных документов (как и регистров бухгалтерского учета), предусмотренных рекомендациями органов негосударственного регулирования бухгалтерского учета, а также иных рекомендованных форм, включая формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (примечания к Информации Минфина России). Таким образом (как указано, в частности, в письме Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547), каждый налогоплательщик определяет свои формы первичных учетных документов самостоятельно. Указанные документы могут быть разработаны на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Заметим, что частью 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие первичных учетных документов, составленных другими лицами, свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Товарная накладная

Товарная накладная (она же - форма N ТОРГ-12) и Указания по ее применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. При этом, как мы указали выше, унифицированная форма N ТОРГ-12 не является обязательной к применению с 01.01.2013 и форма накладной может быть разработана поставщиком самостоятельно, в том числе на основе формы N ТОРГ-12. Учитывая вышеизложенное, при оформлении приемки-передачи товара в предъявленной поставщиком покупателю форме товарной накладной необходимо (и достаточно) указание обязательных реквизитов, предусмотренных частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако следует учитывать, что фактически форма ТОРГ-12 предназначена прежде всего для оформления факта приема-передачи товара между продавцом и покупателем, но не для оформления его перевозки.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (она же - форма N 1-Т, ТТН) и Указания по ее применению и заполнению (далее - Указания по ТТН) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Согласно Указаниям по ТТН она предназначена для учета движения ТМЦ, расчетов за их перевозки автотранспортом и состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания ТМЦ ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Форма N 1-Т (ТТН) на перевозку грузов автотранспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля.

При этом, учитывая сказанное выше, форма N 1-Т (ТТН) с 01.01.2013 также не обязательна к применению (смотрите информацию Минфина России).

Кроме того, применение ТТН в рассматриваемой ситуации не актуально, поскольку не идет речи о заключении покупателем договора перевозки с поставщиком или поставщиком - с третьим лицом. Аналогичный вывод можно сделать из постановления Президиума ВАС РФ от 09.12.2010 N 8835/10, постановлений АС Северо-Кавказского округа от 01.06.2015 N Ф08-2612/15 по делу N А32-39662/2012, АС Западно-Сибирского округа от 08.12.2015 N Ф04-26269/15 по делу N А81-6399/2014 и др. В письме ФНС России от 18.08.2009 N ШС-20-3/1195 в отношении покупателя также указано: если покупатель заказчиком перевозки не является, то действующий порядок не предусматривает обязательного наличия ТТН у получателя груза (покупателя) (смотрите также письмо Минфина России от 30.10.2012 N 03-07-11/461).

В информации Минфина России отдельно отмечено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (смотрите также письма Минфина России от 16.02.2016 N 03-03-06/1/8312, от 27.05.2014 N 03-03-10/25243, от 06.05.2013 N 03-03-06/1/15770, от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971).

Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ, далее - Устав) предусмотрен такой документ, как Транспортная накладная (далее также ТН). Однако, как указано в п. 20 ст. 2 Устава, транспортная накладная - это перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза (смотрите также часть 1 ст. 8 Устава).

В рассматриваемой ситуации поставщик исполняет собственные обязанности в рамках договора поставки и без привлечения стороннего перевозчика. Поскольку в указанных обстоятельствах не идет речи о заключении договора перевозки, транспортная накладная не является обязательным документом, подтверждающим транспортные расходы поставщика. Кроме того, в п. 13 ст. 2 Устава термин "перевозчик" определен как юридическое лицо или ИП, принявшие на себя, в частности, по договору перевозки груза обязанность перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение лицу. Таким образом, поставщик в нашем случае не может рассматриваться как перевозчик с точки зрения Устава, поскольку, как мы отметили в самом начале, доставляет покупателю собственный (на момент перевозки) товар.

Между тем стороны вправе согласовать в договоре пакет документов, подтверждающих понесенные поставщиком расходы на доставку товара до покупателя. Например, п. 14 ст. 2 Устава определяет путевой лист как документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Заметим, что согласно части 2 ст. 6 Устава запрещается осуществление перевозок в том числе грузов легковыми или грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утвержден приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Универсальный передаточный документ

Отличительным признаком "универсального передаточного документа" (далее - УПД) является то, что он объединяет в себе одновременно реквизиты счета-фактуры и первичных учетных документов. По мнению ФНС России, созданный на основе действующей формы счета-фактуры УПД отражает в себе все необходимые показатели, установленные для счёта-фактуры как документа, служащего основанием для принятия в указанном гл. 21 НК РФ порядке покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, согласованное с Минфином России письмом от 07.10.2013 N 03-07-15/41644).

При этом АС Северо-Кавказского округа в постановлении от 26.01.2017 N Ф08-10020/16 по делу N А18-161/2016 (рассмотрение дела завершено), сославшись на приложение N 2 "Перечень операций, для оформления которых может быть использована форма УПД" к письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, указал следующее. УПД допускает оформление как фактов отгрузки товаров без транспортировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу), так и фактов отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров.

При этом форма УПД носит рекомендательный характер, т.е. законодательство не содержит требования оформлять УПД вместо счетов-фактур или первичных документов. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения. Правомерность применения УПД в качестве подтверждающего документа при исчислении налога на прибыль подтверждено в письме ФНС России от 21.04.2014 N ГД-4-3/7593. Как указано в письме ФНС России от 23.12.2015 N ЕД-4-15/22619, форма УПД рекомендована для применения по взаимному согласию сторон для оформления операций передачи товаров (работ, услуг, имущественных прав) в случаях, не имеющих специального регулирования (смотрите также письмо ФНС России от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963).

Налог на прибыль

Как известно, одним из основных требований для признания расходов в целях налогообложения прибыли является их подтверждение документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как мы отметили выше, формы первичных документов в соответствии с нормами Закона N 402-ФЗ определяются и утверждаются экономическим субъектом за исключением документов, предусмотренных иными федеральными законами, включая, например, Устав (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ).

Между тем, учитывая вышеизложенное, по нашему мнению, такой документ, как транспортная накладная, предусмотренная Уставом, в рассматриваемой ситуации не является обязательным, поскольку договор перевозки сторонами не заключается ни между собой, ни с третьими лицами.

В настоящее время законодательством не определено, какая сторона сделки оформляет первичный документ, фиксирующий тот или иной факт хозяйственной жизни, в отличие, например, от порядка оформления (выставления) счетов-фактур, которые, как прямо указано в п. 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ, выставляются продавцом (исполнителем) товаров (работ, услуг).

Полагаем, что в данном случае следует исходить из обычаев делового оборота. Как указано в п. 1 ст. 5 ГК РФ, обычаем признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской или иной деятельности, не предусмотренное законодательством правило поведения, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

В п. 2 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 "О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации" даны следующие разъяснения. Под обычаем, который в силу ст. 5 ГК РФ может быть применен судом при разрешении гражданско-правового спора, следует понимать не предусмотренное законодательством, но сложившееся, то есть достаточно определенное в своем содержании, широко применяемое правило поведения при установлении и осуществлении гражданских прав и исполнении гражданских обязанностей. Применению подлежит обычай, как зафиксированный в каком-либо документе (опубликованный в печати, изложенный в решении суда по конкретному делу, содержащему сходные обстоятельства, засвидетельствованный Торгово-промышленной палатой РФ), так и существующий независимо от такой фиксации.

Согласно сложившейся практике в деловом обороте первичные документы оформляет сторона, реализующая товары, выполняющая работы, оказывающая услуги (продавец, исполнитель). Соответственно, продавец (исполнитель) оформляет хозяйственные операции в соответствии с собственной утвержденной учетной политикой. Между тем сторонами может быть достигнуто соглашение, в том числе зафиксированное в договоре, о порядке и формах документов, применяемых при оформлении сделки (при передаче товара и его перевозке).

Таким образом, документ, оформленный поставщиком, в том числе на стоимость перевозки товара, в соответствии с собственной учетной политикой, по нашему мнению, является надлежащим доказательством понесенных покупателем расходов на оплату доставки товара, если иной документ не предусмотрен в договоре и при наличии всех обязательных реквизитов, указанных в части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Как известно, нормами главы 21 НК РФ (применительно к рассматриваемой ситуации) принятие к вычету сумм НДС обусловлено выполнением трех основных требований:

Товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, облагаемых НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ);

Приобретенные товары (работы, услуги) оприходованы на основании соответствующих первичных учетных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ);

У налогоплательщика имеются надлежащим образом оформленные счета-фактуры, выставленные продавцами товаров (работ, услуг) (п.п. 1, 2 ст. 169, п. 1 ст. 172 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации, как мы указывали выше, договор перевозки не заключается. Доставка товара поставщиком, оплачиваемая покупателем отдельно, является услугой, отличной от перевозки в том смысле, который придается этому термину нормами главы 40 "Перевозка" ГК РФ и Уставом. Поскольку для указанной услуги законодательством не предусмотрены формы первичных учетных документов, то любой документ, в том числе разработанный поставщиком самостоятельно и содержащий все обязательные реквизиты первичного учетного документа, является основанием для принятия к учету покупателем услуг по доставке. Соответственно, при наличии должным образом оформленного счета-фактуры покупатель вправе принять к вычету предъявленный поставщиком НДС по доставке товара.

К сведению:

Определенно иная ситуация возникает, когда поставщик привлекает к исполнению перевозки третьих лиц (перевозчиков, экспедиторов), оплачивает их услуги и перевыставляет понесенные расходы покупателю. В этом случае сам поставщик не оказывает услуг по доставке или перевозке, возмещение транспортных расходов не создает дополнительного дохода поставщику (если он со своей стороны не увеличивает стоимость оплаченных им услуг, предъявляя ее покупателю). Поскольку суммы, полученные поставщиком от покупателя, не превышают сумм, уплаченных перевозчикам, возмещение покупателем транспортных расходов в силу ст.ст. 39 и 146 НК РФ не признается реализацией, а следовательно, не образует объекта налогообложения по НДС. Из этого, во всяком случае, исходят арбитражные суды (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 12.08.2013 по делу N А65-32027/2012, Северо-Западного округа от 26.05.2010 по делу N А66-7801/2009, Уральского округа от 14.07.2009 N Ф09-4806/09-С3 по делу N А47-10527/2007АК-27 (определением ВАС РФ от 08.09.2009 N ВАС-11613/09 в передаче дела для пересмотра в порядке надзора отказано)).

Однако, по мнению Минфина России, денежные средства, полученные продавцом от покупателя в качестве возмещения расходов на услуги по транспортировке товаров, подлежат включению в налоговую базу по НДС у продавца на основании пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ как суммы, связанные с расчетами по оплате товаров. На это, в частности, указано в письмах Минфина России от 22.10.2013 N 03-07-09/44156, от 06.02.2013 N 03-07-11/2568.

В заключение отметим, что, по нашему мнению, в приведенных в вопросе обстоятельствах формулировка договора о "возмещении транспортных расходов поставщика" несколько неудачна. В данном случае, полагаем, следует говорить об "оплате покупателем доставки товара".

С 2016 года мы принимаем Универсальный передаточный документ. Некоторые заказчики отказываются подписывать допсоглашение о внесении УПД, в замен торг-12 и счет-фактур. По контракту мы обязаны предоставить им Торг-12 и счет-фактуру. Подскажите пожалуйста если у нас в книге покупок будет УПД, а у них счет-фактура будет ли являться это нарушением при камеральной проверки налоговой инспекцией.Или мы можем на основании контракта в нашу книгу продаж включать счет-фактуру по одному заказчику, а по остальным УПД?Нужен ли письменный ответ от заказчика об отказе применения УПД?С Уважением,бухгалтер Чучина Елена

Вы вправе у себя в документообороте одновременно применять и УПД, и счета-фактуры с накладными (как в рамках расчетов с разными контрагентами, так и при расчетах с одним контрагентом по одному договору). То есть, например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии – УПД со статусом 1.
При этом если Вы покупателю при реализации выписали счет-фактуру, которую он принял к учету, то и у себя в Книге продаж Вы должны зарегистрировать именно этот документ. Составление разных учетных документов (для покупателя счет-фактуру и накладную, а для себя – УПД) не предусмотрено действующим законодательством. Кроме того, такой порядок документооборота может образовать расхождения в данных по Вашей Декларации по НДС и Декларации контрагента, что повлечет за собой вопросы и проверки со стороны контролирующих органов.

Как применять универсальный передаточный (корректировочный) документ (УПД и УКД)

Что заменяют собой универсальные документы

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

УКД представляет собой корректировочный счет-фактуру, форма которого дополнена реквизитами кредит-ноты или другого документа, подтверждающего согласие сторон на изменение стоимости поставленных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если организация переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.

Следует отметить, что использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счета-фактуры или товарные накладные. Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора. Например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии – УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль, а сумму предъявленного НДС принять к вычету. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963 .

Ситуация: нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД

Законодательно такая обязанность не предусмотрена.

Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.

Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.

• Скачайте формы

Плательщики НДС применяют универсальный передаточный документ вместо товарной накладной с целью сокращения количества бухгалтерских бумаг и упрощения оформления хозяйственных операций. Использование УПД рекомендовано ФНС России (письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96). Документ должен содержать все необходимые реквизиты «первички», установленные законом «О бухгалтерском учете». Форма документа утверждается руководителем организации и закрепляется в учетной политике.

Назначение УПД

Универсальный передаточный документ представляет собой счет-фактуру, объединенный с первичным документом. На его основании можно принимать НДС к вычету. УПД отвечает всем требованиям законодательства к первичной документации, поэтому покупатель имеет право признать расходы на его основании.

Кроме счета-фактуры УПД может заменить собой ряд передаточных документов:

• акт выполненных работ (услуг);
• накладную на отпуск материалов на сторону.

Использовать универсальную форму могут все организации и индивидуальные предприниматели (даже те, которые не платят НДС). Нумерация УПД осуществляется в единой хронологии со счетами-фактурами.

Когда УПД заменяет накладную?

Заменить накладную УПД можно в следующих случаях:

• при отгрузке товаров (в том числе – на экспорт);
• при передаче имущественных прав;
• при передаче результатов выполненных работ или оказанных услуг (оформляя универсальный передаточный документ на услуги, рекомендуется приложить подробный отчет по ним).

Иногда возникают ситуации, когда по одному договору вперемешку оформлены УПД и накладные. Переживать по этому поводу не стоит, так как на учет НДС и расходов это никак не повлияет. Но во избежание хаоса в документообороте необходимо закрепит такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договорах с контрагентами. Тогда у представителей ФНС не будет оснований предъявлять претензии в отношении того, почему в рамках одного договора оформлены разные первичные документы.

Когда использовать УПД вместо накладной нельзя?

• При получении аванса.
• При начислении НДС с полученного аванса.
• Если покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса.
• Если продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса.
• При корректировке показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров.
• При исправлении ошибок в документах.

Что лучше – накладная или УПД?

Использование в организации универсальных передаточных документов имеет ряд преимуществ:

• упрощение документооборота;
• сокращение архива бухгалтерских бумаг;
• оформление документов в едином стиле;
• сокращение ошибок при составлении документов;
• экономия времени на подготовку документов, снижение расходов на бумагу.

УПД очень удобен в использовании, так как при оформлении различных операций он заполняется по единому образцу. Ответственным лицам не придется думать над тем, как надо заполнять накладную по форме ТОРГ-12 или М-15 . Образец заполнения УПД на услуги можно взять за основу.

Можно сделать выводы о том, что применение УПД более выгодно по сравнению с использованием обычных накладных. Необходимость УПД назревала давно, и за ним будущее. Но иногда все же возникают ситуации, когда без оформления счетов-фактур не обойтись.

Обязательные реквизиты

Обязательные реквизиты УПД совпадают с реквизитами первичных документов, перечисленными в п. 5-6 ст. 169 НК РФ и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Наряду с реквизитами счета-фактуры, обязательными реквизитами УПД являются:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование юридического или физического лица;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• величина натурального или денежного измерения;
• должность ответственного лица, совершившего сделку;
• ФИО и подписи ответственных лиц.

Предприниматели имеют право добавлять дополнительные реквизиты в УПД так же, как в счет-фактуру. Ранее специалисты ФНС заявляли о том, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от «первички», но сейчас налоговая не запрещает добавлять информацию внутри нее (основание – письмо ФНС от 17.08.2016 г. № СД-4-3/15094).

У лиц, ответственных за оформление документа, может возникнуть вопрос: обязательно ли заполнять код товара в УПД? Данную графу заполняют, если организация или ИП осуществляли отгрузку товаров в страны-члены ЕАЭС. При отсутствии необходимых сведений в графе ставится прочерк.

Как же заполнить код товара, работ, услуг в УПД? Код товара указывается в соответствии с внешнеэкономической Единой товарной номенклатурой ЕАЭС (ТНВЭД).

Статус УПД

При заполнении бланка в левой верхней части надо выбрать один из двух статусов. Именно статус документа определяет перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в нем.

Универсальный передаточный документ со статусом «1» должен содержать все реквизиты первичного документа и счета-фактуры. В данном случае УПД будет выполнять функцию двух документов одновременно. Данный статус указывают, если в документе будет отражен факт хозяйственной деятельности, как в целях бухучета, так и для обложения НДС и налогом на прибыль .

УПД со статусом «2» выступает только как первичный документ и содержит показатели товарной накладной (акта). Функцию счета-фактуры он не выполняет, поэтому его надо выписывать отдельно. В форме со статусом «2» заполняют только те реквизиты, которые должен содержать передаточный акт, который она заменяет. Часть полей можно оставить пустыми.

Использование УПД при оказании услуг

Можно ли выставлять УПД на услуги? Да, на практике это встречается часто. Иногда даже возникают ситуации, когда универсальный передаточный документ выставляют на поставку товара, сопровождающуюся оказанием услуг. Сотрудники ФНС обращают внимание предпринимателей на такие моменты (письмо ФНС РФ от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910):

• к моменту передачи товара и оформления универсальной формы услуга должна быть оказана и потреблена заказчиком;
• УПД подписывают лица, уполномоченные на подписание как счетов-фактур, так и «первички».

УПД на услуги оформляется в двух вариантах:

• как счет-фактура и «первичка» (указывается статус «1»);
• только как первичный документ (указывается статус «2»).

В первом случае строки 1-7 и графы 1-11 следует заполнять как в обычном счете-фактуре (в том числе и графу «Код товара» в УПД). Для заполнения строк № 2 и № 6 предусмотрены некоторые особенности в зависимости от содержания сделки. Если были оказаны «простые» услуги - в этих строках указывают исполнителя и заказчика. Если же оказывались услуги по транспортной экспедиции - тогда в соответствующих полях указывают экспедитора и клиента, при оказании услуг по агентскому договору сторонами выступают агент и принципал.

Если УПД заменяет собой только накладную (или акт) - часть полей можно оставить пустыми. Обязательному заполнению подлежат:

• графа 1;
• графа 2, 2а;
• графа 3;
• графа 9;
• строки 1, 1а;
• строки 2 и 6;
• строка 7.

В дополнение к УПД в этом случае составляют счет-фактуру. Пример заполнения УПД вы найдете .

Порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12 : основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15 , акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

• строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
• графу 6 «В том числе сумма акциза»;
• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
• графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Дополнительные реквизиты УПД

Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее - в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137 .

Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

• снижение расходов на бумагу;
• единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12 , ОС-1 , М-15);

• экономию времени на оформление документов;
• сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .

Как исправить ошибки в УПД, подскажет Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной

Если в договоре поставки прописаны следующие первичные документы: товарно-транспортная накладная (ФОРМА № 1-Т), товарная накладная (ТОРГ-12), Акт (форма ТОРГ-2). Возможно, ли использование Универсального передаточного документа (УПД)?

Ответ

Официальных разъяснений по Вашему вопросу нет. По нашему мнению, использование УПД в данном случае невозможно до внесения изменений в договор и согласование его применения со второй стороны. Это обусловлено тем, что стороны согласовали формы первичных документов, применяемые ими при оформлении операций конкретно по данному договору. Если бы в договоре не были согласованы формы, то можно было бы выставить УПД, ссылаясь на положение своей учетной политики в части оформления УПД вместо первичных документов. В данном же случае стороны согласовали конкретный перечень документов. К тому же применении УПД взамен ТОРГ-2 не предусмотрено

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .

<…>
Что заменяют собой универсальные документы

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

• товарного раздела ;

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

УКД представляет собой корректировочный счет-фактуру, форма которого дополнена реквизитами кредит-ноты или другого документа, подтверждающего согласие сторон на изменение стоимости поставленных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

По своему статусу УПД и УКД приравниваются к первичным учетным документам. Поэтому их формы должны быть утверждены руководителем организации и закреплены в учетной политике. Подробнее об этом см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если организация переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.

Следует отметить, что использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счета-фактуры или товарные накладные. Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора. Например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии - УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль, а сумму предъявленного НДС принять к вычету. Такие разъяснения содержатся в .

Ситуация: нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД

Законодательно такая обязанность не предусмотрена.

Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.

Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.

Назначение универсальных документов

Назначение универсальных документов зависит от присвоенных им статусов: 1 или 2. Документы составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и соответствующий статус.

Статус 1 означает, что УПД (УКД) можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для изменения налоговой базы или вычета по НДС, то есть как счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру).

Статус 2 означает, что УПД (УКД) применяется только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Например, как накладная или как соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров. В этих случаях продавцу придется составить отдельный счет-фактуру или корректировочный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус 1 или 2 носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в универсальных документах заполнены. Если, к примеру, в них пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет предъявить к вычету НДС по такому УПД (УКД). Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом и первичного, и корректировочного счета-фактуры (п. , ст. 169 НК РФ). Без него счета-фактуры считаются заполненными неправильно, и возмещать НДС на основании таких универсальных документов нельзя.

Если же все обязательные реквизиты счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) в универсальном документе заполнены правильно, сумму НДС, предъявленную продавцом, покупатель вправе принять к вычету. То, что формы универсальных документов не упоминаются ни в Налоговом кодексе РФ, ни в , для вычета значения не имеет ().

Кто может использовать универсальные документы

Формы УПД и УКД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (). При этом им не нужно заполнять:

• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Для каких операций можно применять УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав. Причем в одном и том же УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций. Например, продавец доставляет купленные товары. В этом случае в УПД отдельными позициями можно указать стоимость товаров и доставки ().

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:

• строку 2 «Продавец»;
• строку 2а «Адрес»;
• строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
• строку 6 «Покупатель»;
• строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
• строку 6б «ИНН/КПП покупателя».

Ольга Цибизова , заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.