Бланк командировочного удостоверения т 10. Как правильно заполнить командировочное удостоверение

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Командировочное удостоверение - это документ, который составляется с целью удостоверения времени пребывания сотрудника в служебной командировке и подтверждения расходов организации на командировку.

C начала 2015 года командировочные удостоверения оформлять необязательно (Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Фактический срок пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждают билеты, чеки, квитанции, счета, путевые листы.

Заполнение командировочного удостоверения. Форма командировочного удостоверения

Бланк командировочного удостоверения имеет типовую форму Т-10, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Как же заполнить командировочное удостоверение?

Бланк командировочного удостоверения содержит следующие реквизиты:

• наименование организации в соответствии с учредительными документами, код ОКПО;
• наименование документа;
• номер и дата составления документа;
• ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность командируемого сотрудника;
• место (страна, город, организация), цель и период командировки (продолжительность в днях, дата начала и окончания за вычетом времени нахождения в пути);
• паспортные данные командируемого;
• подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

Оборотная сторона бланка командировочного удостоверения Т-10 содержит отметки о выбытии в служебную командировку, прибытии в место (пункты) командировки и выбытии из него (них) и прибытии обратно на постоянное рабочее место с указанием города, названия организации, даты выбытия / прибытия, подписью уполномоченного лица: главного бухгалтера либо специалиста по кадрам и печатью организации.

Оформляется командировочное удостоверение в одном экземпляре, выдается сотруднику, сохраняется им и заполняется в пунктах назначения в течение всего периода служебной командировки.

У работодателя может появиться необходимость отправить работника в командировку для решения рабочего вопроса.

Если поездки прописаны в условиях трудового договора как постоянные (работа «в пути») или характер работы связан с разъездами, то такие поездки не признаются командировками.

Командировки носят эпизодический характер с заранее определенным сроком и направляются в них работники только по приказу работодателя.

Для удостоверения факта нахождения в командировке оформляется командировочный лист.

Правила оформления командировочного листа

Командировочный лист (или удостоверение) выдается работнику, если он отправляется в поездку на срок более суток.

Существуют разработанные бланки листов, которые заполняются только после оформления приказа о направлении конкретного работника в командировку.

Использование работодателем подобного документа необходимо для того, чтобы подтвердить время нахождения работника в поездке, для выплаты командировочных средств или компенсации потраченных собственных средств непосредственно на поездку и проживание. Также это необходимо для учета в целях налогообложения.

Лист выписывается в отделе кадров (при отсутствии отдела - специалистом, занимающимся подобными вопросами по должности) после получения приказа работодателя.

Документ составляется в одном экземпляре. По месту работы заполняются сведения о дате убытия в поездку и прибытия обратно (по факту, а не заочно), которые удостоверяются подписью ответственного руководителя.

После подписания документ выдается на руки работнику. Встречающая сторона заполняет обратные данные: дату прибытия и дату отправления (с подписями и печатями должного лица).

После возвращения на основе командировочного оформляется отчет с приложением всех документов, подтверждающих расходы (билеты, договор с гостиницей, счет-фактура гостиницы, талоны на питание и прочее).

Вместе с командировочным листом работнику выдается задание, в котором прописаны его цели и действия в поездке.

По возвращении сотрудника в задании делается отметка, достигнуты ли поставленные цели и каковы результаты деятельности в командировке.

Содержание командировочного листа

Документ отражает следующие сведения:

1. наименование организации (официальное полное);
2. номер и дата выдачи (выданные листы регистрируются под номерами);
3. ФИО работника, его должность и отдел;
4. место отправления (в формате: страна-город-организация);
5. цель поездки;
6. срок командировки в календарных днях (время в пути не засчитывается) в формате: с какой даты по какую дату;
7. при каком документе, кроме паспорта, лист считается действительным;
8. подпись руководителя;
9. на обороте: отметки о прибытии и убытии с обеих сторон (провожающей и встречающей).

После возвращения в бухгалтерию по месту работы предоставляются командировочный лист, задание и документы по расходам (либо отчет).

Ниже расположен типовой бланк и образец командировочного листа, вариант которого можно скачать бесплатно.

Когда человек устраивается на работу в какую-либо организацию, велика вероятность того, что его будут отправлять в служебные поездки. Факт пребывания сотрудника в деловой поездке подтверждает командировочное удостоверение.

В нем содержится вся информация, которая касается данной трудовой поездки, а именно:

1. куда направляется сотрудник;
2. длительность поездки;
3. цель командировки;
4. сумма, которою получит работник за командировку.

Бывают случаи, когда работник во время командировки посещает несколько мест. Как тогда заполняется бланк?

В этом случае в удостоверении делается несколько отметок о дате прибытия и отбытия из каждого пункта. Благодаря этому бухгалтеру будет намного легче подсчитать реальное время длительности поездки.

Кем и кому выписывается документ для командировки?

Согласно законам удостоверение должно оформляться только в одном экземпляре на специальном бланке, известном как № Т-10. Это удостоверение выдается работнику, который отправляется в служебную поездку.

Выписываться удостоверение может:

1. сотрудниками подразделения организации , в которой работает работник;
2. сотрудниками кадровой службы фирмы.

На командировочном удостоверении обязательно должна быть:

1. личная подпись руководителя организации;
2. печать предприятия.

На предприятиях, где сотрудник будет пребывать в деловой поездке, в командировочном удостоверении делаются соответствующие отметки, которые подтверждают факт его прибытия и выполнения поставленных задач.

После возвращения работника с деловой поездки, он обязан предоставить в отдел бухгалтерии:

1. командировочное удостоверение;
2. отчеты о финансовых расходах во время служебной поездки.

Но если длительность командировки составляет всего сутки, оформлять удостоверение по форме № Т-10 нет необходимости. В этом случае достаточно будет оформить обычный приказ о направлении работника в деловую поездку.

Структура документа

Как известно, все юридические документы имеют определенную структуру. Это также касается командировочного удостоверения.

Данный документ должен содержать следующие данные:

1. название организации , которая отправляет в командировку работника;
2. дату , когда заполняется удостоверение;
3. номер регистрации этого документа;
4. информация о работнике:

• его ФИО;
• занимаемая должность;
• личный табельный номер.

1. местонахождение организации , куда планируется деловая поездка;
2. служебные задания работника во время командировки;
3. длительность служебной поездки;
4. данные из документов , подтверждающих личность работника;
5. личная подпись руководителя организации , сотрудника которой направляют в командировку.

На обратной стороне такого удостоверения указываются данные о:

1. прибытии , а также убытии из мест трудовой поездки;
2. месте нахождения предприятия, куда планируется командировка.

Во всех местах служебной поездки сотрудник обязан поставить:

1. отметку на удостоверении у главного бухгалтер а организации и руководителя отдела кадров;
2. на обратной стороне командировочного удостоверения печать фирмы.

Если сотрудник проигнорирует вышеуказанные требования, то предприятие, на котором он работает, может не засчитать ему командировку.

Тот факт, что командировочное удостоверение имеет специальную структуру, означает, что сотрудник, заполняющий этот документ, обязан знать порядок заполнения бланка по форме № Т-10.

Каков порядок заполнения формы № Т-10?

Сотрудник, который оформляет командировочное удостоверение, обязан придерживаться следующего порядка его заполнения:

1. В первую очередь необходимо указать все данные о командируемом сотруднике:

• полное ФИО;
• табельный номер;
• должност ь, которою он занимает.

1. Нужно обязательно перепроверить правильность написания паспортных данных . Если будут допущены даже незначительные ошибки, это может осложнить оформление в месте командировки.
2. Указывать число командировочных дней необходимо прописью. Стоит отметить, что время, которое будет потрачено сотрудником на дорогу к месту командировки, не берется в расчет продолжительности поездки.
3. В удостоверении обязательно должен быть указан день:

• начала командировки;
• завершения поездки.

1. В последнюю очередь заполняются паспортные данные командируемого сотрудника.

Когда процесс заполнения удостоверения будет завершен, на нем необходимо поставить печать директора предприятия, на котором трудится командируемый сотрудник.

На удостоверении должна также присутствовать личная подпись работника, отправляемого в служебную поездку.

Заполнять бланк № Т-10 разрешается:

1. от руки;
2. используя компьютерную технику.

Если при заполнении удостоверения были допущены ошибки, необходимо:

1. неправильную информацию зачеркнуть;
2. указать сверху верные данные;
3. в местах исправления поставить личную подпись кадровика.

Однако кадровик обязан также быть хорошо ознакомлен с образцом формы № Т-10 прежде чем начинать заполнять его.

Образец заполненного командировочного удостоверения

Современный образец удостоверения (№ Т-10) чиновники утвердили 5.01.2004 года.

Форма № Т-10 содержит следующие поля:

1. в правом верхнем углу указана дата утверждения бланка;
2. код формы по ОКУД;
3. дальше посередине бланка указывается наименование предприятия , направляющего работника в командировку;
4. в бланке дальше вписывается номер удостоверения и дату оформления;
5. следующим этапом заполнения является внесения личных данных командируемого сотрудника:

• полное ФИО;
• его табельный номер;
• название подразделения , в котором он трудится;
• занимая должность.

1. в следующей строке бланка записывается цель и длительность командировки;
2. в последней строке указывается фамилия директора организации и ставится его подпись;
3. на обратной стороне формы удостоверения содержится подробная информация о выбытии и прибытии командированного сотрудника.

Во время оформления бланка очень часто допускаются ошибки, поэтому кадровик должен знать, как их исправлять.

Основные ошибки, допускаемые при оформлении удостоверения

Бланк по форме № Т-10, как и любой другой документ, должен быть оформлен без ошибок.

После заполнения этого документа уполномоченное лицо обязано тщательно перепроверить:

1. ФИО и паспортные данные командируемого сотрудника;
2. сроки служебной поездки.

Если в удостоверении при заполнении вышеперечисленных данных будут допущены ошибки, у командируемого сотрудника могут возникнуть проблемы с заселением в гостиницу и выполнением заданий на предприятии, куда он был направлен.

Однако нередки случаи, когда сроки поездки смещаются. Как быть в этом случае? Неужели переписывать удостоверение?

Командируемому работнику достаточно будет предоставить документы, объясняющие причину смещения сроков деловой поездки.

На месте командировки сотрудник обязан отметиться в отделе кадров.

Если он не сделает этого, то:

1. может получить отказ о приеме отчета о проделанной работе во время командировки;
2. от него потребуют компенсировать своему работодателю все расходы , связанные с деловой поездкой.

Избежать вышеперечисленных последствий удастся только, если выполнять все правила оформления бланков по форме № Т-10.

Материал о документальном оформлении командировки сотрудника

В Интернете можно найти много полезных материалов, в которых содержится информация о правилах заполнения бланка удостоверения.

Немало важней информации на эту тему удастся почерпнуть из видеороликов, которые создаются сотрудниками различных учебных центров.

Проанализировав множество подобных материалов, можно сделать вывод, что из них кадровики узнают о том:

1. как правильно нужно заполнять командировочное удостоверение;
2. как заполняется бланк, когда сотрудник должен посетить во время командировки несколько предприятий;
3. как рассчитывать длительность служебной поездки;
4. как оплачивается трудовая поездка;
5. кого можно отправлять в командировку;
6. какие категории населения имеют право отказаться от служебной поездки по личным обстоятельствам;
7. как исправить ошибки , допущенные во время заполнения формы № Т-10;
8. что необходимо сделать работнику в местах командировки, чтобы получить оплату за выполненные задания во время служебной поездки.

Как показывает практика, на некоторых предприятиях очень часто сотрудников отправляют в служебные поездки.

Так неужели работник кадровой службы вручную заполняет каждое командировочное удостоверение?

Конечно, нет. Такие организации используют программы, которые помогают автоматизировать заполнение бланков.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную?

Ускорить процесс заполнения командировочных бланков можно с помощью автоматизации. Для автоматизации процесса заполнения бланков можно использовать программу КЛАСС365.

Эта утилита имеет много полезных возможностей:

1. автоматизировать заполнение типовых бланков;
2. печатать документы , на которых изображена подпись и печать;
3. создавать новые бланки с логотипом и реквизитами вашего предприятия;
4. составлять различные предложения коммерческого характера;
5. делать рассылку документов по электронной почте;
6. выгружать бланки в таком формате:

• Excel.

Это программа поможет уполномоченному лицу сэкономить драгоценное время, которое он сможет потратить на выполнение других задач.